ARTICLE I:  

GENERAL 

1.1 

Purpose  –  These  By-laws  relate  to  the  general  conduct  of  the  affairs  of  Cricket  Canada,  a  Canadian 

Corporation. 
 
1.2 

Definitions – The following terms have these meanings in these By-laws: 
a)  Act  –  the  Canada  Not-for-Profit  Corporations  Act,  S.C.  2009,  c.23,  including  the  Regulations  made 

pursuant to the Act, and any statutes or regulations that may be substituted, as amended from time to 
time; 

b)  Annual Meeting – the annual meeting of the Members; 
c)  Articles  –  the  original  or  restated  articles  of  incorporation  or  articles  of  amendment,  amalgamation, 

continuance, reorganization, arrangement or revival of the Corporation; 

d)  Auditor  –  a  Public  Accountant,  as  defined  in  the  Act,  appointed  by  the  Members  by  Ordinary 

Resolution at the Annual Meeting to audit the books, accounts, and records of Corporation for a report 
to the Members at the next Annual Meeting;   

e)  Board – the Board of Directors of the Corporation; 
f)  Days – days irrespective of weekends and holidays; 
g)  Director – an individual elected or appointed to serve on the Board pursuant to these By-laws; 
h)  Member –those entities meeting the definition of member and admission of members as defined within 

these By-laws; 

i) 

Member Team – a cricket team composed of at least 13 registered player

s

 who have played a minimum 

of 8 games in the T-20 and longer formats; 

j) 

Officer – an individual elected or appointed to serve as an Officer of the Corporation pursuant to these 
By-laws; 

k)  Ordinary Resolution – a resolution passed by a majority of not less than 50% plus 1 of the  votes cast 

on that resolution; 

l) 

Proposal  –  a  proposal  submitted  by  a  Member  of  the  Corporation  that  meets  the  requirements  of 
Section 163 of the Act; 

m)  Regulations – the regulations made under the Act, as amended, restated or in effect from time to time; 

and 

n)  Special Resolution – a resolution passed by a majority of not less than two-thirds (2/3) of the votes cast 

on that resolution. 

  

1.3 

No Gain  for Members – The Corporation  will be carried on  without the purpose of  gain for its Members 

and any profits or other accretions to the Corporation will be used in promoting its objectives. 

 

1.4 

Ruling  on  By-laws  –  Except  as  provided  in  the  Act,  the  Board  will  have  the  authority  to  interpret  any 

provision  of  these  By-laws  that  is  contradictory,  ambiguous,  or  unclear,  provided  such  interpretation  is  consistent 
with the objectives, mission, vision and values of the Corporation. 

 

1.5 

Conduct of Meetings – Unless otherwise specified in the Act or these By-laws, meetings of Members and 

meetings of the Board will be conducted according to Roberts Rules of Order (current edition).  
 
1.6 

Language – These By-laws have been drafted in English and the official French text is a translation.  In the 

case of conflicting interpretations, the English version will prevail.  

 

1.7 

Registered  Office  -  The  Registered  Office  of  the  Corporation  will  be  located  in  the  Province  of  Ontario, 

Canada, at the place thereat where the business of the Corporation may from time to time be carried out. 

 

 

 

1.8 

Other  Offices  -  The  Corporation  may  establish  such  other  offices  and  agencies  elsewhere  within 

Canada, as the board of directors may deem expedient by Ordinary Resolution. 
 
ARTICLE II:   MEMBERSHIP 
Membership Categories 
2.1 

Categories – The Corporation has one category of Membership: 
a)  Provincial Members 

 
2.2 

Provincial  Member  –  Any  provincial  cricket  association  that  demonstrates  effective  control  of  organized 

competitive  cricket  within  the  province  concerned  will  be  considered  a  Member  with  voting  privileges  at  any 
Meeting of the members. 
 
Admission of Members 
2.2 

Admission of Members – Any provincial cricket association will be admitted as a Member if: 
a)  The candidate makes an application for membership in a manner prescribed by the Association.   
b)  The candidate member was at any time previously a Member, the candidate member was a Member in 

good standing at the time of ceasing to be a Member;  

c)  The candidate member has paid dues as prescribed by the Board; 
d)  The candidate member has met the applicable definition listed above; and 
e)  The  candidate  member  has  been  approved  by  75%  vote  as  a  Member  by  the  Board  or  by  any 

committee or individual delegated this authority by the Board.  

 
2.3 

Change  of  Terms/Conditions  of  Membership  –  Pursuant  to  subsection  197(1)  of  the  Act  (Fundamental 

Changes),  a  Special  Resolution  of  the  Members  is  required  to  make  any  amendments  if  those  amendments  affect 
membership rights and/or conditions described (in paragraphs 197(1)(e), (h), (l) or (m)) as follows: 

a)  Change a condition required for being a Member; 
b)  Change in the manner of giving notice to Members entitled to vote at a meeting of Members; or 
c)  Change the method of voting by Members not in attendance at a meeting of Members. 

 
Transfer of Membership 
2.4 

Transfer – Any interest arising out of membership in the Corporation is not transferable. 

 
Duration 
2.5 

Duration of Membership – Membership within the Corporation is upon an annual basis and will terminate 

on December 31

st

, subject to re-registration in accordance with these By-laws. 

 
Fees 
2.6 

Fees - Fees for membership in the Corporation will be of such amount and on such basis, as may be fixed 

from time to time by the Board of Directors, and shall be payable at such date as the Board of Directors determines; 
provided that any changes to membership fees are approved by the Members at the General Meeting of Members.  
 
2.7 

Deadline – Members will be notified in writing of the membership dues at any time payable by them, and if 

they are not paid within sixty (60) days of the membership renewal date, the Member in default will automatically 
cease to be a Member of the Association.   
 
Withdrawal and Termination of Membership 
2.8 

Withdrawal and Termination –  Membership in the Association is terminated when: 
a)  The Member, in the case of a member that is a corporation, dissolves; 
b)  The Member fails to maintain any of the qualifications or conditions of membership described in these 

By-laws; 

c)  The Member resigns from the Association by giving written notice to the Secretary, in which case the 

resignation becomes effective on the date specified in the resignation. The Member will be responsible 
for all fees payable until the actual withdrawal becomes effective; 

d)  The Member  fails to pay  membership dues or  monies owed to the  Association by  the  deadline dates 

prescribed by the Association; 

 

 

e)  The Members pass a resolution with at least 75% of the votes terminating the Member’s membership. 
f)  The Member’s term of membership expires; or 
g)  The Association is liquidated or dissolved under the Act.   

 
2.9 

May  Not  Resign  –  A  Member  or  Registrant  may  not  resign  from  the  Corporation  if  the  Member  or 

Registrant is subject to disciplinary investigation or action. 
 
2.10 

Discipline  –  A  Member  or  Registrant  may  be  suspended  or  expelled  from  the  Corporation  in  accordance 

with the Corporation’s policies and procedures relating to discipline of Members and Registrants. 
 
Good Standing 
2.11 

Definition – A Member of the Corporation will be in good standing provided that the Member: 
a)  Has not ceased to be a Member; 
b)  Has not been suspended or expelled from membership, or had other restrictions or sanctions imposed; 
c)  Has completed and remitted all documents as required by the Corporation; 
d)  Has complied with the By-laws, policies, procedures, rules and regulations of the Corporation;  
e)  Is not subject to a disciplinary investigation or action by the Corporation, or if subject to disciplinary 

action previously, has fulfilled all terms and conditions of such disciplinary action to the satisfaction of 
the Board; and 

f)  Had paid all required membership dues or debts to the Corporation, if any. 

 
2.12 

Cease to be in Good Standing – Members who cease to be in good standing may have privileges suspended 

and will not be entitled to vote at meetings of Members or be entitled to the benefits and privileges of membership 
until such time as the Board is satisfied that the Member has met the definition of good standing as set out above. 
 
ARTICLE III:   MEETINGS OF MEMBERS 
3.1 

Types of Meetings – Meetings of Members will include Annual Meetings and Special Meetings.  

 
3.2 

Special  Meeting  –  A  Special  Meeting  of  the  Members  may  be  called  at  any  time  by  the  President,  the 

Board  of  Directors  or  upon  the  written  requisition  of  members  who  hold  five  percent  (5%)  of  the  votes  of  the 
Corporation.  The agenda of Special Meetings will be limited to the subject matter for which the meeting was duly 
called. 
 
3.3 

Location  and  Date  –  The  Corporation  will  hold  meetings  of  Members  at  such  date,  time  and  place  as 

determined by the Board.  The Annual Meeting will be held within fifteen (15) months of the last Annual Meeting 
but not later than six (6) months after the end of the Corporation’s preceding financial year.  

 

3.4 

Semi-Annual  Meeting  -  A  semi  Annual  General  meeting,  place  and  date  may  be  decided  at  the  Annual 

Members Meeting, and may be held outside the province of Ontario and rotated among the provinces. 
 
3.5 

Meetings by Electronic Means – A meeting of Members may be held by means of telephone, electronic or 

other  communication  facility  that  permits  all  participants  to  communicate  adequately  with  each  other  during  the 
meeting, if the Corporation makes available such a communication facility. 
 
3.6 

Participation  in  Meetings  by  Electronic  Means  –  Any  Member  entitled  to  vote  at  a  meeting  of  Members 

may participate in the meeting by means of telephone, an electronic or other communication facility that permits all 
participants to communicate adequately with each other during the meeting, if the Corporation makes available such 
a communication facility.  A person so participating in a meeting is deemed to be present at the meeting. 
 
3.7 

Notice  – Notice will include the time and place of a meeting, the proposed agenda, reasonable information 

to permit Members to make informed decisions, and shall be given to each Member entitled to vote at the meeting, 
the auditor, and the Board, by the following means:  

a)  By mail, courier or personal delivery to each Member entitled to vote at the meeting, during a period of 

21-60 days before the day on which the meeting is to be held; or 

b)  By  telephone,  electronic  or  other  communication  facility  to  each  member  entitled  to  vote  at  the 

meeting, during a period of 21-35 days before the day on which the meeting is to be held; or 

 

 

c)  By posting on the Corporation’s website not less than thirty (30) days prior to the date of the meeting. 

 

3.8 

Change in Notice Requirements – Pursuant to Section 197(1) of the Act (Fundamental Changes), a Special 

Resolution  of  the  Members  is  required  to  make  any  amendment  to  the  By-laws  of  the  Corporation  to  change  the 
manner of giving notice to Members entitled to vote at a meeting of Members. 
 
3.9 

Persons Entitled to Attend – All categories of membership, the Directors and the auditor of the Corporation 

and  such  other  persons  who  are  entitled  or  required  under  any  provision  of  the  Act,  Articles  or  By-laws  of  the 
Corporation are entitled to be present at the meeting.  Any other person may be admitted only on the invitation of 
the chair of the meeting or by resolution of the voting members.  
 
3.10 

Quorum – A minimum of seven (7) voting Members will constitute a quorum. 

 
3.11 

Closed Meetings – Meetings of Members will be closed to the public except by invitation of the Board.  
 

3.12 

Agenda – The agenda of the Annual Meeting may include: 
a)  Auditor’s Report 
b)  Financial Statements 
c)  Approval of Budget 
d)  Election of Directors 
e)  Appointment of Auditor 
f)  Other Business  

 
Voting at Meetings of Members 
3.13 

Voting Privileges – Members will be entitled to appoint a Delegate who may attend meetings of members 

and entitled to the following number of votes. 
 

Number of Member Teams 

Votes 

 Up to 25 

26-50 

51-75 

Over 75 

4 (Max) 

 
3.14 

Delegates –Members  will appoint in  writing (inclusive of electronic notice) to  the  Corporation, seven (7) 

days prior to the meeting of Members, the name of the Delegate to represent the Member.  Delegates must be at least 
eighteen years of age and, a Member in good-standing of the Member. 
 
3.15 

Proxy Voting – Individual Members may vote by proxy if: 
a)  The proxy is designated to a voting Member. 
b)  The Individual notified the Corporation in writing prior to the Members meeting of an appointment of 

a proxy holder who is also a voting Member; 

c)  The proxy is received by the Corporation prior to the start of the meeting; 
d)  The proxy clearly states the date of the specific meeting; and 
e)  The proxy clearly states to whom the proxy is given.   

 
3.16 

Maximum Number of Proxies – No Individual Member will hold more than two (2) proxy votes. 
 

3.17 

Scrutineers – At the beginning of each meeting, the Board may appoint one or more scrutineers who will be 

responsible for ensuring that votes are properly cast and counted. 

 

3.18 

Determination of Votes – Votes will be determined by a show of hands, orally or electronic ballot, except 

in  the  case  of  elections  which  require  a  secret  ballot,  unless  a  secret  or  recorded  ballot  is  requested  by  a  voting 
Member.  

 

 

 

3.19 

Majority of Votes – Except as otherwise provided in the  Act or these By-laws, the  majority of  votes and 

proxy votes cast will decide each issue. In the case of a tie, the issue is defeated.   
 
3.20 

Written Resolution - A resolution, in writing, signed by all the Members shall be as effective as a resolution 

passed at a meeting of Members duly convened. 
 
ARTICLE IV:  GOVERNANCE 
Composition of the Board 
4.1  Directors – The Board will consist of Directors as follows: 

a)  President 
b)  Vice-President 
c)  Secretary 
d)  Treasurer 
e)  Four (4) Directors-at-Large 

 

Eligibility of Directors  
4.2 

Eligibility  –  Any  individual,  who  is  eighteen  (18)  years  of  age  or  older,  who  is  a  resident  of  Canada  as 

defined in the Income Tax Act, who has the power under law to contract, who has not been declared incapable by a 
court in Canada or in another country, and who does not have the status of bankrupt, may be nominated for election 
or appointment as a Director.   
 
Election of Directors  
4.3 

Nominations  Committee  –  The  Board  will  appoint  a  Nominations  Committee.    The  Nominations 

Committee will be responsible to solicit nominations for the election of the Directors.   
 
4.4 

Nomination – Any nomination of an individual for election as a Director will: 
a)  Include the written consent of the nominee by signed or electronic signature;  
b)  Comply with the procedures established by the Nominations Committee; and 
c)  Be  submitted  to  the  Head  Office  of  the  Corporation  five  (5)  days  prior  to  the  Annual  Meeting.  This 

timeline may be extended by Ordinary Resolution of the Board. 

 
4.5 

Circulation  of  Nominations  -  Valid  nominations  will  be  circulated  to  voting  Members  at  the  Annual 

Meeting prior to the elections. 
 
4.6 

Incumbents – Active Directors are not subject to application but must notify the Corporation in accordance 

with Section 4.5 (c).  
 
4.7 

Election  and  Term  –  The  election  of  directors  will  take  place  at  each  Annual  Meeting  of  members.    The 

elections shall take place in two parts: 

a)  The  President,  Secretary,  and  two  (2)  Directors  at  Large  will  be  elected  to  the  Board  at  alternate 

Annual Meetings to those listed in subsection b; and 

b)  The Vice-President, Treasurer, and two (2) Directors at Large and will be elected in alternate Annual 

Meetings to those listed in subsection a. 

 

4.8 

Decision – Elections will be decided by the voting Members in accordance with the following: 
a)  One Valid Nomination – Winner declared by acclamation. 
b)  Two or More Valid Nominations – Winner is the nominee receiving the greatest number of votes.  In 

the case of a tie, the nominee receiving the fewest votes will be deleted from the list of nominees and a 
second vote will be conducted.  If there continues to be a tie and more than two nominees, the nominee 
receiving  the  fewest  votes  will  be  deleted  from  the  list  of  nominees  until  their  remains  only  two 
nominees  or  a  winner  is  declared.    If  only  two  nominees  remain  and  there  continues  to  be  a  tie,  the 
winner will be decided by the Board of Directors by resolution.   

 

4.9 

Terms  –  Elected  Directors  will  hold  office  for  a  term  of  two  (2)  years  and  will  hold  office  until  their 

successors  have  been  duly  appointed  in  accordance  with  these  Bylaws,  unless  they  resign,  are  removed  from  or 
vacate their office.   

 

 

Suspension, Resignation and Removal of Directors 
4.10 

Resignation  –  A  Director  may  resign  from  the  Board  at  any  time  by  presenting  his  or  her  notice  of 

resignation  to  the  Board.  This  resignation  will  become  effective  the  date  on  which  the  request  is  accepted  by  the 
Board. If a Director who is subject to a disciplinary investigation or action of the Corporation resigns, that Director 
will nonetheless be subject to any sanctions or consequences resulting from the disciplinary investigation or action. 
 
4.11 

Vacate Office – The office of any Director will be vacated automatically if the Director: 
a)  Is found by a court to be of unsound mind; 
b)  Becomes  bankrupt,  suspends  payment,  or  compounds  with  his  creditors,  or  makes  unauthorized 

assignment, or is declared insolvent;   

c)  Is charged and/or convicted of any criminal offence related to the position;  
d)  Changes their permanent residence outside of Canada; or 
e)  Upon the Director’s death. 

 
4.12 

Removal  –  A  Director  may  be  removed  by  Ordinary  Resolution  of  the  voting  Members  at  an  Annual 

Meeting or Special Meeting, provided the Director has been given notice of and the opportunity to be heard at such a 
meeting.  If  the  Director  is  removed  and  holds  a  position  as  an  Officer,  the  Director  will  automatically  and 
simultaneously be removed from his position as an Officer.  
 
4.13 

Suspension  –  A  Director  may  be  suspended,  pending  the  outcome  of  a  discipline  hearing  in  accordance 

with  the  Corporation’s  policies  related  to  discipline,  by  Special  Resolution  of  the  Board  at  a  Board  meeting, 
provided the Director has been given notice of and the opportunity to be heard at such meeting.  
 
Filling a Vacancy on the Board 
4.14 

Vacancy – Where the position of a Director becomes vacant and there is still a quorum of Board Members, 

the Board may appoint a qualified individual to fill the vacancy until the next Annual Meeting of Members, except a 
vacancy resulting from an increase in the number or the minimum or maximum number of Directors provided for in 
the Articles or a failure to elect the number or minimum number of Directors provided for in the Articles. No more 
than  one-third  (1/3)  of  the  total  number  of  Directors  elected  at  the  previous  Annual  Meeting  can  be  appointed 
pursuant to this Section.  
 
Meetings 
4.15 

Call of Meeting – Meetings of the Board will be held any time and place as determined by the Board or the 

President.   
 
4.16 

Notice  –  Notice  of  Board  meetings  will  be  given  to  all  Directors  at  least  thirty  (30)  days  prior  to  the 

scheduled meeting.  No notice of a meeting of the Board is required if all Directors waive notice, or if those absent 
consent to the meeting being held in their absence.   
  
4.17 

Number of Meetings – The Board will hold at least four (4) meetings per fiscal year. 

 
4.18 

Quorum – At any meeting of the Board, quorum will consist of five (5) Directors holding office. 
 

4.19 

Voting – Each Director, in attendance or participating, is entitled to one vote, excluding the President who 

may  only  vote  in  the  case  of  a  tie.    Voting  will  be  by  a  show  of  hands,  orally  or  by  electronic  ballot,  unless  a 
majority of Directors present request a secret ballot.  Resolutions will be passed upon a majority of the votes being 
in favour of the resolution.  In the case of a tie, the President will vote to decide the tie.     

 

4.20 

Absentee Voting – There will be no absentee or proxy voting by Directors.  
 

4.21 

Closed Meetings – Meetings of the Board will be closed to Members and the public except by invitation of 

the Board.   
 
4.22 

Meetings  by  Telecommunications  –  A  meeting  of  the  Board  may  take  place  by  teleconference  upon  the 

consent of the Directors.  
 

 

 

4.23 

Meetings by Other Electronic Means – The Directors may meet by other electronic means that permit each 

Director to communicate adequately with each other provided that: 

a)  The  Directors  have  passed  a  resolution  addressing  the  mechanics  of  holding  such  a  meeting  and 

dealing  specifically  with  how  security  issues  should  be  handled,  the  procedure  for  establishing  a 
quorum and for recording votes; 

b)  Each Director has equal access to the specific means of communications to be used; 
c)  Each  Director  has  consented  in  advance  to  meeting  by  electronic  means  using  the  specific  means  of 

communication proposed for the meeting.  

 
4.24 

Meetings by Telephone – Any Director who is unable to attend a meeting may participate in the meeting by 

telephone  or  other  telecommunications  technology.    Directors  who  participate  in  a  meeting  by  telephone  or  other 
telecommunications technology are considered to have attended the meeting. 
 
Powers of the Board 
4.25 

Powers  –  Except  as  otherwise  provided  in  the  Act  or  these  By-laws,  the  Board  has  the  powers  of  the 

Corporation and may delegate any of its powers, duties and functions. 
 
4.26 

Empowered – Notwithstanding Section 4.25, the Board will be empowered to: 
a)  Make policies and procedures or manage the affairs of the Corporation in accordance with the Act and 

these By-laws. 

b)  Make  policies  and  procedures  relating  to  discipline  of  Members  and  Registrants,  and  will  have  the 

authority to discipline Members and Registrants in accordance with such policies and procedures. 

c)  Make  policies  and  procedures  relating  to  management  of  disputes  within  the  Corporation  and  all 

disputes will be dealt with in accordance with such policies and procedures. 

d)  Make rules and regulations relating to the management and operation of the Corporation. 
e)  Employ  or  engage  under  contract  such  persons  as  it  deems  necessary  to  carry  out  the  work  of  the 

Corporation. 

f)  Determine  registration  procedures  and  membership  fees,  dues,  assessments,  charges  and  other 

registration requirements. 

g)  Borrow  money  upon  the  credit  of  the  Corporation  as  it  deems  necessary  in  accordance  with  these 

Bylaws. 

h)  Perform any other duties from time to time as may be in the best interests of the Corporation. 

 
4.27 

CEO – The Board may appoint a CEO who may appoint such agents and engage such employees as it is 

deemed necessary from time to time, and such person will have the authority and will perform such duties as will be 
described in the job description approved by the CEO and/or Board of Directors.  The remuneration of such agents 
and employees shall be fixed by the Executive Council and approved by resolution of the  Board of Directors. The 
CEO will have the power to authorize expenditures on behalf of the Corporation from time to time.   
 
ARTICLE IV:  OFFICERS  
5.1 

Composition – The Officers will be comprised of the President, Secretary, Treasurer and CEO. 

 
5.2 

Duties – The duties of Officers are as follows: 

 

a)  The  President  will  be  responsible  for  the  general  supervision  of  the  affairs  and  operations  of  the 

Corporation, will preside at the Annual and Special Meetings of the Corporation and at meetings of the 
Board,  will  be  the  official  spokesman  of  the  Corporation,  and  will  perform  such  other  duties  as  may 
from time to time be established by the Board.   
 

b)  The  Secretary  will  be  responsible  for  the  documentation  of  all  amendments  to  the  Corporation’s 

constitution  and  By-laws,  will  ensure  that  all  official  documents  and  records  of  the  Corporation  are 
properly  kept,  cause  to  be  recorded  the  minutes  of  all  meetings,  will  prepare  and  submit  to  each 
Members Meeting and other meetings a report of all activities since the previous Members Meeting or 
other  meetings,  will  give  due  notice  to  all  voting  Members  of  the  Members  Meetings  of  the 
Corporation,  and will perform such other duties as may from time to time be established by the Board; 

 

 

 

c)  The  Treasurer  will,  subject  to  the  powers  and  duties  of  the  Board,  keep  proper  accounting  records  as 

required  by  the  Act,  will  cause  to  be  deposited  all  monies  received  by  the  Corporation  in  the 
Corporation’s  bank  account,  will  supervise  the  management  and  the  disbursement  of  funds  of  the 
Corporation,  when  required  will  provide  the  Board  with  an  account  of  financial  transactions  and  the 
financial  position  of  the  Corporation,  will  prepare  annual  budgets,  will  oversee  and  supervise  office 
staff, and will perform such other duties as may from time to time be established by the Board;  

 
5.3 

Removal – An Officer may be removed by Special Resolution of the Board or by Ordinary Resolution of 

the Members in a meeting, provided the Officer has been given notice of and the opportunity to be present and to be 
heard at the meeting where such Ordinary Resolution is put to a vote. If the Officer is removed by the Members, his 
or her position as a Director will automatically and simultaneously be terminated. 
 
5.4 

Vacancy – Where the position of an Officer becomes vacant for whatever reason and there is still a quorum 

of Board Members, the Board may, by Ordinary Resolution, appoint a qualified individual to fill the vacancy for the 
remainder of the vacant position’s term of office.   

 

ARTICLE VI:  COMMITTEES 
6.1 

Appointment of Technical Committees – The Board may appoint such Committees as it deems necessary 

for managing the affairs of the Corporation and may appoint members of Committees or provide for the election of 
members  of  Committees,  may  prescribe  the  duties  of  Committees,  and  may  delegate  to  any  Committee  any  of  its 
powers, duties, and functions except where prohibited by the Act or these By-laws. 
 
6.2 

Quorum – A quorum for any Committee will be the majority of its voting members. 

 
6.3 

Terms  of  Reference  –  The  Board  may  establish  the  terms  of  reference  and  operating  procedures  for  all 

Committees, and may delegate any of its powers, duties, or functions to any Committee. 

 

6.4 

Chair – The Chair of a Committee will have a 2

nd

 deciding vote in the case of a tie.  

 
6.5 

Vacancy – When a vacancy occurs on any Committee, the Board may appoint a qualified individual to fill 

the vacancy for the remainder of the Committee’s term. 
 
6.6 

President  Ex-officio  –  The  President  will  be  an  ex-officio  (non-voting)  member  of  all  Committees  of  the 

Corporation. 
 
6.7 

Removal – The Board may remove any member of any Committee by ordinary resolution. 

 
6.8 

Debts – No Committee will have the authority to incur debts in the name of the Corporation.  
 

6.9 

Standing Committees – The Board of Directors will appoint Standing Committees which are as follows: 
 
a)  Nominations  Committee  –  who  will  seek  nominations  for  positions  on  the  Board,  Standing 

Committees and Discretionary Committees, as well as the Auditor.  

b)  Audit  Committee  –  will  be  responsible  for  the  completion  of  an  annual  audit  and  receiving 

recommendations from the Auditor.  

c)  Selection Committee  –  will be response for the selection of teams and/or individuals to represent the 

Corporation in accordance with Board approved policies and procedures.  

 
6.10 

Committee Nominations – A list of nominees for the various positions on committees will be presented to 

the  Board  of  Director  by  the  Nominations  Committee.    An  individual  wishing  to  serve  on  any  committee  is  not 
required to be an officer or director of the Corporation. 
 
ARTICLE VII:  CONFLICT OF INTEREST  
7.1 

Conflict  of  Interest  –  In  accordance  with  Section  141  of  the  Act,  a  Director,  Officer,  or  member  of  a 

Committee who has an interest, or who may be perceived as having an interest, in a proposed contract or transaction 
with the Corporation will comply with the  Act and the Corporation’s Conflict of Interest  Policy and will disclose 

 

 

fully and promptly the nature and extent of such interest to the Board or Committee, as the case may be, will refrain 
from voting or speaking in debate on such contract or transaction; will refrain from influencing the decision on such 
contract or transaction; and will otherwise comply with the requirements of the Act regarding conflict of interest.  

 

ARTICLE VIII: FINANCE AND MANAGEMENT 
8.1 

Fiscal Year – The fiscal year of the Corporation will be January 1

st

 to December 31

st

, or such other period 

as the Board may from time to time determine. 
 
8.2 

Bank – The banking business of the Corporation will be conducted at such financial institution as the Board 

may designate. 

 

8.3 

Auditor – At each Annual General Meeting, the Members will appoint, by Ordinary Resolution, an auditor 

to audit the books, accounts and records of the Association in accordance with the Act. The auditor will hold office 
until  the  next  Annual  General  Meeting.  The  auditor  will  not  be  an  employee  or  a  Director  of  the  Association  but 
shall have remuneration fixed by the Directors. 

 

8.4 

Annual Financial Statements  - The  Association shall  send to the Members a copy of the annual financial 

statements and other documents referred to in subsection 172(1) (Annual Financial Statements) of the  Act.  Instead 
of sending the documents, the Association may send a summary to each Member along with a notice informing the 
Member of the procedure for obtaining a copy of the documents themselves free of charge. The Association is not 
required to send the documents or a summary to a Member who, in writing, declines to receive such documents. 
 
8.5 

Books and Records – The necessary books and records of the Corporation required by these By-laws or by 

applicable law will be necessarily and properly kept. The Board of Directors minutes and records of the Corporation 
will not be available to the general membership of the Corporation but will be available to the Board, each of whom 
shall receive a copy of such minutes.  All other books and records will be available for viewing at the head office of 
the Corporation in accordance with the Act.  
 
8.6 

Signature  &  Certification  of  Documents  –  Contracts,  documents  or  any  other  instrument  in  writing 

requiring  the  signature  of  the  Corporation  will  be  signed  by  any  two  of  the  President,  Treasurer,  Secretary  or  the 
CEO  and  all  contracts,  documents  and  instruments  in  writing  so  signed  shall  be  binding  upon  the  Corporation  
without  any  further  authorization  or  formality.  The  Board  of  Directors  shall  have  power,  from  time  to  time  by 
Bylaw,  to  appoint  an  Officer  or  Officers  on  behalf  of  the  Corporation  either  to  sign  contracts,  documents  and 
instruments in writing generally or to sign specific contracts, documents and instruments in writing.  Cheques shall 
be  signed  by  any  two  of  the  Treasurer,  President,  Secretary,  or  the  CEO.  In  the  absence  of  the  above  cheque 
signatories, the Board of Directors may appoint their replacements from an officer or officers of the Corporation, by 
a resolution at a properly constituted meeting of the Board of Directors.  
 
8.7 

Property – The Corporation may acquire, lease, sell, or otherwise dispose of securities, lands, buildings, or 

other  property,  or  any  right  or  interest  therein,  for  such  consideration  and  upon  such  terms  and  conditions  as  the 
Board may determine. 

 

8.8 

Borrowing - The Board may  borrow  money upon the credit of the Association, after ascertaining consent 

from the voting members by way of Ordinary Resolution, as it deems necessary,: 

a)  From any bank, association, firm or person, upon such terms, covenants and conditions at such times, 

in such sums, to such an extent and in such manner as the Board  in its discretion may deem expedient;  

b)  To limit or increase the amount to be borrowed;  
c)  To issue or cause to be issued bonds, debentures or other securities of the Association and to pledge or 

sell the same for such sums, upon such terms, covenants and conditions and at such prices as may be 
deemed expedient by the board of directors;  

d)  To  secure  any  such  bond,  debentures  or  other  securities,  or  any  other  present  or  future  borrowing  or 

liability of the Association, by mortgage, hypothec, charge or pledge of all or any currently owned or 
subsequently acquired real and personal, movable and immovable, property of the Association, and the 
undertaking and rights of the Association.  

 

 

 

8.9 

Remuneration  –  All  Directors,  Officers  and  members  of  Committees  will  serve  as  such  without 

remuneration  and  will  not  directly  or  indirectly  receive  any  profit  from  their  positions  as  such;  provided  that 
Directors,  Officers  or  Members  of  Committees  may  be  paid  reasonable  expenses  incurred  by  them  in  the 
performance  of  their  duties.  Nothing  herein  contained  shall  be  construed  to  preclude  any  Director,  Officer  or 
Member of a Committee from serving the Association in any other capacity and receiving compensation therefor.  

 

ARTICLE IX:  AMENDMENT OF BY-LAWS 
9.1 

Directors  Voting  –  Except  for  the  items  set  out  in  subjection  197(1)  of  the  Act  (Fundamental  Changes), 

these By-laws may be amended or repealed by Ordinary Resolution of the Directors at a meeting of the Board. The 
Directors shall  submit the By-law, amendment or repeal to the  members at the  next  meeting of Members, and the 
Members  may  by  a  majority  affirmative  vote  confirm,  reject  or  amend  the  By-laws.  The  By-law,  amendment  or 
repeal is effective from the date of the resolution of the Directors. If the By-law, amendment or repeal is confirmed, 
or confirmed as amended, by the Members it remains effective in the form in which it was confirmed. 
 
9.2 

Members  Voting  –  Except  for  the  items  set  out  in  subsection  197(1)  of  the  Act  (Fundamental  Changes), 

these By-laws may be amended or repealed by a majority affirmative vote of the voting Members present at the next 
meeting of Members.  Upon majority affirmative vote, any amendments will have immediate effect.   
 
9.3 

Notice  in  Writing  –  Notice  of  proposed  amendments  to  these  By-laws,  general  rules,  regulations  and  the 

constitution  shall  be  provided  to  voting  Members  at  least  twenty-one  (21)  days  prior  to  the  date  of  the  Member’s 
meeting at which it is to be considered.   
 
ARTICLE X: 

FUNDAMENTAL CHANGES 

10.1 

Fundamental  Changes  –  Subsection  197(1)  of  the  Act  requires  a  special  resolution  (2/3rds  vote)  of  all 

Members  in  order  to  make  the  following  fundamental  changes  to  the  By-laws  or  Articles  of  the  Corporation.  
Fundamental Changes are defined as follows: 

a)  Change the Corporation’s name: 
b)  Change the province in which the Corporation’s registered office is situated; 
c)  Add, change or remove any restriction on the activities that the Corporation may carry on; 
d)  Create a new class or group of members; 
e)  Change a condition required for being a member; 
f)  Change  the  designation  of  any  class  or  group  of  members  or  add,  change  or  remove  any  rights  and 

conditions of any such class or group; 

g)  Divide  any  class  or  group  of  members  into  two  or  more  classes  or  groups  and  fix  the  rights  and 

conditions of each class or group; 

h)  Add, change or remove a provision respecting the transfer of a membership; 
i) 

Subject to Section 133 of the Act, increase or decrease the number of — or the minimum or maximum 
number of directors; 

j) 

Change the statement of the purpose of the Corporation; 

k)  Change  the  statement  concerning  the  distribution  of  property  remaining  on  liquidation  after  the 

discharge of any liabilities of the Corporation; 

l) 

Change the manner of giving notice to members entitled to vote at a meeting of members; 

m)  Change the method of voting by members not in attendance at a meeting of members; or 
n)  Add, change or remove any other provision that is permitted by this Act to be set out in the Articles. 

 
ARTICLE XI:  NOTICE 
11.1 

Written Notice – In these By-laws, written notice will mean notice which is hand-delivered, posted on the 

Corporation’s  website  or  provided  by  mail,  fax,  electronic  mail  or  courier  to  the  address  of  record  of  the 
Corporation, Director or Member, as the case may be. 
 
11.2 

Date of Notice – Date of notice will be the date on which the notice is hand-delivered, electronically where 

the notice is faxed or e-mailed, or in writing where the notice is couriered, or in the case of notice that is provided by 
mail, five (5) days after the date the mail is post-marked.