CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

CONSULTANT PROJECT ADMINISTRATOR  

 

CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

 

Request for submission of Call for Applications - Consultant Project Administrator 

 
Call for Applications 
 
Description: 
The Caribbean Policy Development Centre (CPDC) is seeking to recruit a Consultant 
Project  Administrator  under  the  Project:  Promoting  sustainable  livelihoods  among  Eastern 
Caribbean farmers. 
 
Location: 
Barbados 
 
Nature of the Consultancy: A
n Individual will be contracted to work out of the CPDC Office in 
Barbados 
 
 
BACKGROUND 
 
The Caribbean Policy Development Centre (CPDC) in partnership with Pro NGO! e.V is seeking 
to undertake an 18-month grant partnership under the European Commission (EC) that seeks to 
promote  sustainable  livelihoods  among  Eastern  Caribbean  farmers.  Under  this  partnership,  the 
Project will be implemented in three (3) Caribbean countries. 
 
The Terms of Reference is attached at Annex I. 
 
GUIDELINES FOR APPLICATIONS 
 
Interested persons are requested to submit the following: 

-  A cover letter to the attention of the Executive Director, Caribbean Policy Development 

Centre;  

-  A copy of the applicant’s Curriculum Vitae 

 
Submissions  are  to  be  sent  to  the  Caribbean  Policy  Development  Centre  via  electronic  mail  -  

cpdc@caribsurf.com

 with subject line: CPDC Consultancy – Project Administrator. 

 
All applications must be submitted by 4:00 p.m. (UTC/GMT-4) on 28 February, 2017. 
 

CPDC will only respond to the successful applicant(s). Only persons meeting the criteria as 
outlined in the Terms of Reference should apply.  

The Call for Applications is open to applicants outside of Barbados.  However, CPDC does not 
offer any relocation costs if the successful applicant is from outside of Barbados.
   

CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

CONSULTANT PROJECT ADMINISTRATOR  

 

ANNEX 1 

 

Terms of Reference – Consultant Project Administrator 

 

I. 

BACKGROUND  

The  Caribbean  Policy  Development  Centre  (CPDC)  is  a  legally  registered  non-  profit 
headquartered in Barbados and established in 1991. CPDC serves as a regional umbrella NGO for 
organisations comprising of small farmers, women, youth, Indigenous People, rural populations 
and  faith  based  organisations  located  across  CARICOM.  CPDC  also  has  strong  networking 
partnerships with organisations of persons with disabilities, artisans, micro entrepreneurs, human 
rights, and workers. Altogether it serves some seventeen (17) regional, sub-regional and national 
(local)  NGOs  working  at  the  grassroots  level  in  economic,  social,  and  cultural  areas  in  the 
Caribbean. The Centre also has working relationships with many other NGOs and development 
partners across the region. 

The organization was mandated to work with NGOs and civil society to understand how policies 
affecting  Caribbean  people  are  made;  to  share  information  about  policies  and  decision  making 
processes; to work to influence and bring change to the developmental process; and to support and 
to lobby for policies which improve the lives of Caribbean people. In fulfilling its mandate, the 
CPDC seeks to build the confidence and the ability of the Caribbean peoples to influence public 
policy. Our main work modalities are research, training, advocacy, publications, public education, 
and institutional strengthening. CPDC is officially recognised, both regionally and internationally, 
as  the  principle  representative  of  Caribbean  NGOs  working  with  such  organisations 
CARICOM/CARIFORUM, Commonwealth Foundation, UN System Agencies, among others.  

The CPDC in partnership with Pro NGO! e.V. is in the process of undertaking an 18-month grant 
partnership  under  the  European  Commission  (EC)  that  seeks  to  enhance  opportunities  for 
sustainable livelihoods across Eastern Caribbean farming communities. Specifically, actions are 
to  be  carried  out  in  three  (3)  identified  countries:  Barbados,  Grenada  and  St.  Vincent  and  the 
Grenadines. The countries of Barbados and the Eastern Caribbean are Small  Island Developing 
States (SIDS), characterised by weak economic growth, poor fiscal health and high national debt. 
There are also pressing issues related to gender equality and sustainable development. Available 
data shows poverty rates in the sub-region ranging from approximately 14% in Barbados, 32% in 
Grenada  and  37%  in  St.  Vincent  and  the  Grenadines

1

.  Two  of  the  three  project  countries  are 

defined  as  high  food  import  dependent  and  all  are  highly  dependent  on  expensive  and 
unsustainable  imported  fossil  fuel  based  energy  production.  While  not  generating  a  large 
proportion of GDP from agriculture; the countries recognise the strategic importance of agriculture 
for  sustainable  livelihoods  especially  among  the  more  vulnerable  groups  in  society.  They  also 

                                                           

1

Taken from CDB Country Poverty Assessments; various years

 

CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

CONSULTANT PROJECT ADMINISTRATOR  

 

recognise its strategic value to implement green economy-based development strategies. As such, 
climate  change  adaptation,  reducing  the  dependence  on  the  cost  of  energy,  and  strengthening 
sustainable  agriculture,  represent  major  challenges  and  keys  to  strengthen  sustainability  and 
growth in the Eastern Caribbean. 

In order to achieve the overall objective, the Action’s target groups are Eastern Caribbean farmers, 
farmers organisations, rural women and youth farmers; farmers and farming support staff, private 
sector  entities,  and  government  officials,  academics  and  a  range  of  other  service  and  product 
providers linked to the farming sector. The final direct beneficiaries are Eastern Caribbean farmers 
with  emphasis  on  women  and  young  farmers;  the  action  is  therefore  responsive  to  the  call  by 
targeting the specific constraints and needs of these groups.  

 

II. 

PURPOSE AND OBJECTIVES  

Under the project which will be implemented by the CPDC, the Consultant will be expected to 
provide  support  to  the  Project  Coordinator  in  all  administrative,  technical  and  organisational 
aspects of the project, over an 18-month period.  

 

III. 

SCOPE OF WORK  

The  scope  of  work  includes  all  the  activities  necessary  to  deliver  the  objectives  of  the 
assignment, including those not specifically listed:      

Administrative  

  Assisting the preparation and maintenance of service contracts 

  Organising, maintaining and updating project files as necessary  
  Assisting with the preparation and formatting & editing of documents  

  Drafting and of preparation of letters and e-communications as necessary  

  General travel and logistical coordination, including meeting, conferences, workshops 

  Assisting in the monitoring of project expenditure 

  Undertaking other project and support administrative functions as required 

  Responding  to  general  queries,  from  vendors  and  persons  making  enquiries  about  the 

programme activities, in person, by phone or email    

  Forwarding messages, email or otherwise, to relevant members of staff   
  Providing backup support for CPDC’s project activities on an ad hoc basis. 

 
Procurement  

  Administering procurement processes to ensure adherence to European Commission rules 

and guidelines 

  Drafting and assisting with the preparation of contracts for third party vendors and NGOs 

as needed 

CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

CONSULTANT PROJECT ADMINISTRATOR  

 

  Supervising  the  delivery  of  goods  and  services  from  third  parties  for  quality  assurance 

purposes 

 
Accounts 

  Preparing, maintaining, and facilitating accounts receivables/payables  

  Drafting and assisting financial reports on project expenditure 

  Undertaking all bank transactions including foreign transfers, deposits and documentation 

for foreign exchange permissions   

  Filing of relevant financial documents  

  Assisting in the preparation of staff travel allowances 

  Assisting with other accounting functions as required  

 

IV. 

DURATION OF THE ASSIGNMENT 

The consultancy will run for the course of 18 months commencing 06 March 2017 – 05 September 
2018.  
 

V. 

RESPONSIBILITIES/ACTIVITIES 

The Consultant - Project Administrator - will be expected to produce the following deliverables: 
 

  Provide  support  to  the  Project  Coordinator  in  all  administrative,  technical  and 

organisational aspects of the project 

  Plan and implement specific activities according to the action plan 

  Prepare documentation for specific activities 
  Review, monitor and assist with the evaluation of activity reports 

  Liaise with various stakeholders and/or partners during the project cycle 

  Work on the grant component of the Project 

  Any other activities that may be assigned for the execution of the project 

 
 

VI. 

INSTITUTIONAL PROFILE, QUALIFICATIONS AND SKILLS  

Education:  

  University degree in Management/Business Administration or a related field 

  Training and or experience in the use of European Commission’s procurement rules would 

be an asset 

  Knowledge of the NGO/Development Sector in the Caribbean is an asset 

Experience:  

  At  least  5  years  of  relevant  administrative  and  financial  experience  is  required  at  the 

national, regional or international level 

  Sound experience in the use of computers and office software packages (MS Word, Excel, 

etc.) 

CARIBBEAN POLICY DEVELOPMENT CENTRE 

CONSULTANT PROJECT ADMINISTRATOR  

 

  Experience in use of accounting software in general and/or QuickBooks in particular 

  Experience working within a project management environment would be an asset   

 

Skills  

  Strong communications skills (oral, written and presentation skills) 

  Proven ability to work reliably under tight deadlines 

  Ability to analyze, summarize and coherently report on diverse perspectives 

  Good organizational and interpersonal skills