VTA GUIDANCE

Sampling & Promotions

August 25, 2016

There is something rotten in the State of Denmark (a/k/a the FDA) but things are not quite as bad as they
may have appeared to Hamlet when he gave his famous “to be or not to be” speech. Yes, there are many

questions about what the FDA will and will not permit. And, unfortunately, the FDA does not always provide

clear answers or, for that matter, any answers. Though what follows does not constitute legal advice, we
wanted to try to bring some clarity to some important and practical issues based on our cumulative decades
of FDA experience. Use this information as guideposts but, as always, please consult your own counsel to

determine what your corporate policies should be and how to legally comply with the Deeming Regulation.

WHAT IS A SAMPLE?

The short answer: Consumption of a vapor
product.
The better answer:

Any amount of

consumption is considered a sample. People

may have different opinions on what constitutes
a sample or what it really takes for anyone to
properly “sample” a flavor or product. Those
opinions are irrelevant. The short answer
above is what is relevant.

WHAT IS A FREE SAMPLE?

The short answer: Any sample for which the
customer does not pay.

“To Free or Not to Free”

Compliance Pointers

 A penny per sample is not enough; whatever you

charge, document how you calculated your fee.

 Provide your employees with clear written

instructions on sampling.

 For sampling cards, make sure that you have a

method for tracking to whom you sell the cards.

 Include clearly marked “SAMPLES” line item in

your POS system and on receipts; charge
applicable tax.

 You may offer coupons or Buy One Get One sales.

In this Guidance

All About Customer Sampling

Page 1

Coupons, Sales & Raffles? Yes!

Page 3

B2B Sampling? Yes!

Page 4

Sampling Fee Examples

Page 4

ALL ABOUT CUSTOMER SAMPLING

_________________________________________________________________________________________

DISCLAIMER: The information contained herein is provided for general educational purposes only. It is not intended to provide, nor can it be relied upon, as legal

advice or analysis. This Guidance is not a complete representation of compliance issues related to federal law. FDA application of the law as it relates to these

issues may change. Companies affected by the Deeming Regulation should consult their lawyers with any specific questions related to compliance.

To learn more about the Vapor Technology Association sign up at

www.vaportechnology.org

VTA GUIDANCE

Sampling & Promotions

August 25, 2016

Page 2 of 4

The better answer: A sample for which the
customer pays nothing or pays a negligible
amount.
It is important to note that, according to the
FDA, it is not considered a free sample if a
prospective buyer touches, holds, or smells a
vapor product.

MAY I PROVIDE FREE SAMPLES

TO MY CUSTOMERS?

The short answer: No.
The better answer: No. Never again. If you are
doing it, STOP. If you see another retailer doing
it, tell them to STOP.

HOW MUCH SHOULD I

CHARGE FOR A SAMPLE?

The short answer: More than
a penny.
The better answer: There is

not one right answer to this question. Some
have elected to charge per puff or per sample;
others charge a fee for testing a
given flavor up to a certain
amount of puffs. Ideally, the
amount you choose to charge will
bear some relationship to the
value of the sample offered, but
it cannot be negligible.

(See

insert at page 4.)

MAY I USE SAMPLING CARDS?

The short answer: Yes.
The better answer: The manner in which you
collect money for samples is not dictated by the
FDA. So, whether you charge a nickel or a dime,

you could sell sampling punch cards (i.e., 10
samples per card) so you do not have to ring up
every small transaction. You would then punch
the card each time the person takes a sample.

If you use sampling cards, we would
recommend that you write the name
of the customer on the back of the

card. That way, you will know that the person
using the card actually purchased the card.
Since you should be asking every customer for
identification, this will also tell you whether the
person presenting the sampling card is the
person who purchased it.

IF SOMEONE FROM FDA TELLS ME THAT

1 PENNY IS ENOUGH,

MAY I RELY ON THAT?

The short answer: No.
The better answer: At this juncture, we are not
aware of anyone in any position of authority at
the FDA making any statement that one penny

per sample is sufficient. Also, there
is nothing contained in FDA
guidance on the subject.
Some have commented that the
FDA has answered questions by
stating that one penny per sample is
sufficient. However, relying on an
FDA employee’s unofficial oral
statements

interpreting

the

Deeming Regulation is very risky.

Nothing

would bind the FDA to such a statement or
prevent it from “changing its mind”.
Hence, we do not think that it is advisable for
any retailer to charge only a penny per sample.

Compliance Pointer

No fee is required for

touching, holding, or

smelling a vapor

product

_________________________________________________________________________________________

DISCLAIMER: The information contained herein is provided for general educational purposes only. It is not intended to provide, nor can it be relied upon, as legal

advice or analysis. This Guidance is not a complete representation of compliance issues related to federal law. FDA application of the law as it relates to these

issues may change. Companies affected by the Deeming Regulation should consult their lawyers with any specific questions related to compliance.

To learn more about the Vapor Technology Association sign up at

www.vaportechnology.org

VTA GUIDANCE

Sampling & Promotions

August 25, 2016

Page 3 of 4

Our thinking may change if and when the FDA
provides clear written guidance, or if someone
in a position of authority makes a declarative
public statement on the subject. But, until then,
we think that it is too risky to rely on any such
unofficial statement.

SHOULD I TRACK OR RECORD

MY SALE OF SAMPLES?

The short answer: Yes.
The better answer: You need to be able to
demonstrate to the FDA that you charge for
every sample that you provide.

Our suggestion is that you make
certain to include a line item on your
POS system for “SAMPLES” and/or

“SAMPLE CARD” or something that accurately
reflects the manner in which you are charging
for samples. That way, each time you ring up a
sample transaction that data is recorded in your
POS system which you could use to show the
FDA that you in fact routinely charge for
samples.
Also, a line item or line items should be included
on the customer receipt, again to demonstrate
that you routinely charge for samples and to
make sure that you pay the proper sales tax on
samples
.

MAY WE USE COUPONS OR

RUN A LOYALTY PROGRAM?

The short answer: Yes.
The better answer: The FDA allows for the use
of coupons so long as the redemption value of

the coupons are not for the full price of the
vapor product. Additionally, the FDA allows
businesses to offer loyalty programs for vapor
products based on proofs-of-purchase.

MAY I ADVERTISE PRODUCTS AS BEING “ON

SALE” OR RUN A BOGO PROMOTION?

The short answer: Yes.
The better answer: Nothing in the Deeming
Regulation or the Tobacco Control Act prevents
you from putting your products on sale or
advertising that your products are on sale.
Moreover, the FDA allows the promotion of
your products in a Buy One, Get One Free
(BOGO) or comparable manner.

MAY I OPERATE A RAFFLE?

The short answer: Yes.
The better answer: The question is and will
always be, did you receive payment for the
product that is raffled off. Remember, the
payment must not be negligible and must bear
some rational relationship to what is being
offered.

MAY I INCLUDE SAMPLES AS PART OF A

MEMBERSHIP CLUB FEE?

The short answer: Maybe, but it is too risky.
The better answer: The problem with including
samples as benefit of any membership club is
that you will have great difficulty in tracking and
being able to explain how and how much you
charged for each sample. At some point, a
customer could misuse the membership

COUPONS, SALES AND RAFFLES

_________________________________________________________________________________________

DISCLAIMER: The information contained herein is provided for general educational purposes only. It is not intended to provide, nor can it be relied upon, as legal

advice or analysis. This Guidance is not a complete representation of compliance issues related to federal law. FDA application of the law as it relates to these

issues may change. Companies affected by the Deeming Regulation should consult their lawyers with any specific questions related to compliance.

To learn more about the Vapor Technology Association sign up at

www.vaportechnology.org

VTA GUIDANCE

Sampling & Promotions

August 25, 2016

Page 4 of 4

program to such a degree that the price per
sample could be reduced to almost zero. We
recommend steering away from this concept.

MAY A MANUFACTURER PROVIDE FREE

SAMPLES TO DISTRIBUTORS OR RETAILERS?

The short answer: Probably yes.

The better answerThe FDA has not taken an
explicit position on B2B sampling, and the free
sampling provision does not specify whether it
refers only to consumers. All discussion of free
sampling in the Deeming Regulation, however,
relates solely to providing free samples to
consumers. The FDA has attended numerous
tradeshows at which businesses have provided
free samples to other businesses, and the FDA
has taken no action.

It is worth noting that the larger cigarette
companies have taken a very narrow view on
this issue and no longer provide any free
samples of their products to either their
wholesale or retail partners.

Finally, the free sampling provision does not bar
a regulated entity from providing samples at no
cost to research institutions or testing labs.

If you are going to provide free
samples to your wholesale or retail
partners, you should consider taking

additional precautionary steps such as:

(1) labeling the bottles as “NOT FOR SALE OR
RE-SALE,” “NOT FOR CONSUMER USE,” “FOR
B2B MARKETING ONLY” or something
comparable that demonstrates the product is
not and never was intended for purchase by
consumers; and

(2) make clear in your transmission document
or bill of lading that the free samples being
provided may not be given to any consumer,
may not be sold, and are being provided solely
for B2B marketing purpose.

B2B SAMPLING

Customer Sampling Fee Models

Retailers have taken different approaches
to customer sampling. Here are three
examples.
Example 1: Pay per sampleSome are
choosing to charge a flat nickel or dime for
each sample (i.e., puff). Simple and easy to
implement.
Example 2: Flavor sampling fee: Some
have calculated the cost of 2 drops of flavor
and determined how many puffs it takes to
consume 2 drops. They charge flat fee for
the 2 drop sample, knowing what the “per
puff” cost amounts to, whether or not the
customer uses all of the “puffs”.
Example 3: Taste Test fee: Some charge
one price for 3 puffs (i.e., enough puffs to
properly sample the flavor). While similar
to Example 2, they limit the taste test to 3
puffs. They established what their cost is
and then, including tax, end up charging a
quarter ($0.25) per taste test.